Förklaring av GleSYS fakturor

Inledning

Vårt faktureringssystem är väldigt flexibelt, och är byggt specifikt med hur virtuella servrar fungerar i åtanke.

Det kan dock se ganska invecklat ut vid en första blick på fakturan och därför ska vi i denna artikel försöka förklara hur det hänger ihop.

Det allra vanligaste systemet för fakturor är att man betalar för en tjänst eller en vara antingen i förskott eller i efterskott. Vårt system gör båda delar, vi tar betalt för servern i förskott men justerar för ändringar i efterskott.

Ni betalar för servern i förskott, för den konfiguration servern hade vid faktureringstillfället. Om konfigurationsändringar sedan görs på servern så justeras detta på nästa faktura.

Sammanfattning

När ni får en faktura för en månad så finns där kostnaden för alla servrar på ert konto för nästkommande period. Om ni får fakturor en gång i månaden betalar ni alltså en månad i förskott för allt på kontot.
(Återfinns under rubriken "Ny fakturaperiod:" på fakturan)

På varje faktura tittar vi även på förändringar som har skett sedan föregående faktura. Om ni lade till en ny server mitt i den månaden kommer ni att få betala halva den serverns kostnad. Om ni raderade en server mitt i föregående månad kommer ni att få tillbaka pengar för den del ni har betalat för mycket, alltså halva serverkostnaden.
(Återfinns under rubriken "Ändringar sedan förra fakturan:" på fakturan)

Om en server uppgraderas under en månad så kommer den extra kostnaden som uppgraderingen medför, för resten av den månaden, att komma med på fakturan. Om ni sedan nedgraderar senare så kommer de besparingarna det medför också att återspeglas på fakturan.

Om ni uppgraderar en server och gör den 300 kr dyrare så kommer det finnas en extra kostnad på 300 kr på fakturan. Om en nedgradering sedan sker som gör att servern blir 200 kr billigare så kommer det finnas justering med -200 kr på fakturan. Uppgraderingen kostade alltså 100 kr totalt.

I kontrollpanelen

I vår kontrollpanel kan ni dels se era existerande fakturor men ni kan även se en uppskattning på hur ser nästa faktura kommer att se ut.

Denna uppskattning visar vilka servrar och andra tjänster som finns på kontot just nu och vad de kommer kosta när vi tar betalt för dem i förskott.

Det finns även en lista över alla förändringar som hittils har skett för perioden som redan är fakturerad. Dessa kommer också att komma med på nästa faktura.

Om ändringar på servrar och tjänster görs kommer även denna uppskattning att ändras.

Exempel

(Fakturaexempel)

I detta exempel har vi en kund som mitt i januari skapar en server hos oss. Under januari och februari sker inga andra förändringar på servern men under mars uppgraderas, nedgraderas samt raderas den.

Vi ska nu titta på hur fakturorna kommer att se ut under denna period.

Grundkonfigurationen för denna servern när den skapas är i exemplet 100 kr/månad.

Februari

Den första februari kommer kunden att få sin första faktura.

Först tittar vi på förändringar som har skett på kontot sedan föregående månad, januari. Mitt i januari skapades en ny server och därför läggs halva den serverns månadskostnad, 100 kr * 0,5 mån = 50 kr, till på denna faktura. Denna ändringen gjordes i januari sparades ner i vårt system vid tidpunkten för ändringen.

Efter det tittar vi på serverns nuvarande månadskostnad, 100 kr, och debiterar den i förskott för hela februari.

Faktura

• Skapat ny server, januari: 50 kr
• Serverkostnad, februari: 100 kr
• Summa: 150 kr

Kunden får alltså i detta fall betala för halva januari och hela februari på sin första faktura.

Mars

Nästa faktura kommer den första mars.

Först tittar vi på vilka inneliggande förändringar som finns på kontot sedan föregående månad. Eftersom inga förändringar gjordes under februari så behöver inga justeringar göras på fakturan.

Priset på servern har inte ändrat sig så kostnaden för kommande månad, mars, blir precis som innan, 100 kr.

Faktura

• Serverkostnad, mars: 100 kr
• Summa: 100 kr

Kunden gör sedan tre förändringar på servern under mars månad. Först en uppgradering, sedan en nedgradering och till sist raderas servern. Varje gång räknas det ut hur mycket detta förändrar värdet på servern och hur mycket mer eller mindre kunden ska betala för den delen som är kvar av månaden, eftersom servern är förskottsbetald. Denna förändring sparas i vårt system till nästa gång kunden skall faktureras. Nästa gång en förändring sker på servern kommer alltså kostnaden beräknas utifrån det nya priset.

Se nedanstående tabell för dessa tre förändringar.

Dessa tre ändringar sparas alltså i vårt system tills nästa gång en faktura skapas för kunden. Det går att logga in i kontrollpanelen och se vilka sparade förändringar som finns, som ännu inte är fakturerade.

April

Den tredje fakturan skapas den första april.

Först tittar vi vilka förändringar på servrarna som finns svarade i vårt system sedan föregående månad. Dessa läggs med på fakturan för att kompensera för om kunden betalade för mycket/för lite när servern förskottsbetalade för den månaden. Det är förändringarna vi gick igenom i tabellen ovan.

Sedan tittar vi på vilka servrar som finns på kontot och dess kostnader för nästa månad. Eftersom kunden raderade servern i mars finns det inte längre någon kostnad kvar för den i april.

Denna faktura kommer därför bara att innehålla förändringar från föregående månad.

Faktura

• Uppgraderat server, 1/4 in i mars, 30 kr
• Nedgraderat server, 2/4 in i mars, -40 kr
• Raderat server, 3/4 in i mars, -15 kr
• Summa: -25 kr

Observera att det i detta fall är GleSYS som är skyldiga kunden 25 kr. Denna faktura kan sparas till kommande månader och användas för att kvittera bort delar av framtida fakturor. Kunden kan även få beloppet utbetalat till sitt konto.